Equipos ágiles: cómo hacer para que puedan trabajar juntos

Con la pandemia de coronavirus se instaló una sensación de incertidumbre sobre el futuro y de extrema volatilidad en los negocios y la actividad comercial. Las organizaciones deben atender a los nuevos desarrollos del mercado y a las amenazas competitivas en tiempos de transformación digital, y para poder abordar estas cuestiones de manera veloz deben poder formar y disolver equipos con agilidad.

Afinar la colaboración ágil en las organizaciones es un imperativo estratégico de la época. Ahora bien: esto se dice muy fácilmente, pero no es tan simple de incorporar de modo efectivo en las operaciones diarias. Por eso nos pareció interesante compartir esta nota en la que se ofrecen claves para lograr que los equipos ágiles puedan colaborar entre sí.

En la realidad cotidiana de los negocios “estos grupos multifuncionales a menudo se topan con incentivos desalineados, toma de decisiones jerárquica y rigideces a nivel de la cultura empresarial, lo que hace que el progreso se detenga o que no se tome ninguna acción”, se sugiere en el artículo.

 

Gestionar la colaboración de los equipos ágiles

Aunque la colaboración interna es fundamental para encarnar la filosofía agile, la mayoría de las organizaciones no la gestionan de forma productiva y asumen que la tecnología o los organigramas formales pueden generar agilidad por sí mismos. “Estos esfuerzos a menudo fracasan porque carecen de redes informales -por ejemplo, empleados que comparten un interés en una innovación tecnológica-, que son las que pueden tender un puente entre los sistemas operativos y empresariales de la organización al llevar ideas de vanguardia a las personas que tienen los recursos para experimentarlos e implementarlos”, sostienen los  autores de la nota.

Las organizaciones precisan que la agilidad cobre forma real particularmente a nivel de los puntos de ejecución -esto es, allí donde los equipos trabajan en nuevos productos, iniciativas estratégicas o con los mejores clientes-. Y para ello necesitan que estos puntos funcionen en red. “Descubrimos que la agilidad en el punto de ejecución generalmente se crea a través de redes a nivel de grupo, como equipos de desarrollo de cuentas o nuevos productos formados por empleados de toda la organización, redes laterales en los procesos de trabajo centrales, equipos temporales, grupos y mesas de trabajo ágiles formados para impulsar un proceso crítico, un cambio organizacional o responder a una amenaza estratégica, y comunidades de práctica que permiten disfrutar de beneficios de escala”, se indica en el artículo.

Cuatro dimensiones

Desde esta perspectiva las redes laterales de colaboración brindan agilidad cuando se nutren en cuatro dimensiones: gestión del centro de la red, involucramiento de actores marginales, puenteo de silos selectos y conexión con el ecosistema externo.

 

  • Gestión del centro de la red: en las organizaciones entre el 20 y el 35% de las colaboraciones valiosas tiende a provenir de solo el 3 a 5% de los empleados. La sobrecarga sobre estas personas genera algunos riesgos (por ejemplo puede ocurrir que se agoten y abandonen la empresa), suele dar lugar a dependencias exageradas y puede poner un freno a la agilidad.  La sugerencia básica aquí es animar a estos empleados abrumados a redistribuir el trabajo colaborativo junto con sus gerentes.
  • Involucrar a los actores marginales de la red: a los empleados nuevos, o a aquellos que suelen estar al margen de las redes laborales, no siempre se  los integra de una manera que permita una colaboración ágil. Para hacerlo las organizaciones pueden “crear programas de `gemas ocultas´ para ayudar a descubrir expertos de alto potencial que podrían aliviar parte de la carga de los jugadores centrales, emparejar a los recién llegados y los influyentes de la red mediante esquemas de tutoría y crear entornos inclusivos y de confianza para facilitar la colaboración”.
  • Puentear silos específicos: Al observar el tejido de una organización desde una perspectiva de red se pueden descubrir puntos específicos que, si se conectan, podrían generar beneficios de agilidad. A menudo, esto significa vincular personas a través de unidades o geografías que realizan un trabajo similar para generar beneficios de escala, o identificar puntos donde la integración podría producir una innovación ágil. La recomendación es “recompensar la colaboración ágil para motivar a los empleados a ir más allá de los silos, usar datos y análisis para comprender dónde existen los silos, identificar expertos dispersos y puntos de cruce clave para una colaboración ágil y establecer comunidades de práctica para ayudar a compartir conocimientos o recursos”.
  • Abarcar fronteras externas: la agilidad prospera cuando los empleados conectan a su organización con un ecosistema más amplio que comprende a proveedores, competidores, clientes, reguladores y comunidades o asociaciones profesionales. Los que traspasan la frontera entre actores internos y externos amplían su conocimiento, pueden resolver problemas de maneras únicas y crear soluciones para múltiples partes interesadas. Para propiciarlo conviene identificar y reclutar personas con esta capacidad de traspasar los límites, fomentar las relaciones mediante la organización de foros o eventos especiales y promover la conectividad con las partes interesadas externas clave.

Una trama en red

Desde esta óptica, entonces, lo primero que necesitan hacer las organizaciones es identificar y administrar los centros de sus redes de colaboración; luego asegurarse de interactuar con los jugadores que se encuentran al margen de esas redes; en tercer lugar construir puentes entre los silos dentro de la organización y finalmente crear sistemas para integrar y comunicarse de manera más efectiva entre varias partes interesadas internas y externas.

Al impulsar todas estas colaboraciones y combinar la experiencia de diferentes puntos de su red, e incluso de su ecosistema externo, las organizaciones pueden ganar agilidad. Una capacidad que resulta clave en estos tiempos tan tumultuosos.

 

Para profundizar en esta propuesta orientada a  expandir la  colaboración entre equipos ágiles, invitamos a leer esta nota completa.



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