Kanban, el primer paso hacia las organizaciones ágiles

Kanban, el primer paso hacia las organizaciones ágiles

Con gran parte de los clientes con los que venimos trabajando –particularmente con las empresas grandes embarcadas en procesos de transformación digital-, empezamos a desarmar los equipos de Scrum para transformarlos en procesos Kanban. ¿Por qué razón? Principalmente porque ellos se forzaban a  hacer Scrum con frameworks ágiles, y la realidad es que seguían manejándose con las estructuras y procesos tradicionales de trabajo, y tenían muy poca adaptabilidad. Todas estas empresas tenían un diagrama de Gantt con procesos de un año que seguían ejecutando como divididos por sprint, pero no iban modificando las prioridades en función del cambio de contexto y de las cosas que iban necesitando.

 

Kanban, al ser un framework mucho más simple, permite empezar a anclar algunas de las cuestiones que tienen que ver con el corazón de la agilidad–y que podrían sintetizarse con estas cuatro palabras: colaborar, entregar, reflexionar y mejorar-.

 

Ahora bien: usar Kanban como framework va más allá del empleo del tablero tradicional con las columnas “to do, doing y done”, sino que tiene que ver con alinearse con una serie de reglas que facilitan el despliegue de una cultura agile, y de procesos, estructuras y mesas ágiles. Una de esas reglas es la transparencia. Lo primero que haremos con Kanban, antes de cambiar cualquier cosa dentro de la empresa, es transparentar el proceso. Buscaremos que aquello en lo que esté trabajando el equipo sea perfectamente visible para toda la organización.

 

La segunda ganancia que tiene Kanban como framework es que permite cuidar el foco del equipo. Hay una frase típica que define este punto muy bien: “hay que dejar de empezar, y empezar a terminar”. Y eso se logra porque al trabajar con Kanban el equipo puede tomar una sola tarea por vez; y recién cuando la termina, puede tomar otra nueva.

 

El otro beneficio que tiene Kanban es que no requiere de roles espefícios –como sí lo hace Scrum, que necesita de un Scrum manager y un product owner-. De tal suerte, es posible empezar a implementarlo con la estructura con la que se cuenta en el momento. Es decir que con Kanban se puede arrancar con el grupo disponible. Y empezar a cambiar a partir de la transformación en los acuerdos y mediante el fomento de la colaboración del equipo.

 

Kanban: flexibilidad y reglas simples

Un estudio evidenció que las compañías latinoamericanas disminuyen costos y tiempos de entrega mediante la implementación de agile. La mayoría de las compañías (85%) se encuentran en etapas intermedias de implementación de las metodologías ágiles. El 38% de las compañías ya implementó proyectos ágiles y una cultura DevOps, y de estas compañías, el 58% empezó a ver una reducción de los tiempos de entrega Con las metodologías ágiles, además, el 42,5% de las compañías redujo del 10% al 60% de sus costos.

 

Dentro del universo de las  metodologías ágiles, consideramos que Kanban tiene claras ventajas. Es un método sumamente flexible para optimizar el flujo de trabajo valioso y ayuda a los equipos a entregar de manera efectiva, basándose en algunos principios clave: hacer visible el trabajo, limitar la cantidad de trabajo en proceso, ayudar al flujo de trabajo (eliminando obstáculos que se interpongan), usar métricas para medir el trabajo y propiciar la mejora continua. Estos principios y prácticas son muy fáciles de transportar entre dominios.

 

Es sabido que a través del método Kanban, Toyota consiguió grandes mejoras en sus procesos productivos. Su foco fue crear un sistema en el que la producción se sostuviera en base a los pedidos, evitando los riesgos de sobreproducción. El mismo principio se empleó para gestionar las tareas mediante  la división del proceso en fases delimitadas de modo secuencial.  Esto le permitió evitar los ‘cuellos de botella’ a nivel de la producción, y mantener un control eficiente de sus inventarios.

Al trabajar con Kanban también se dispone de un backlog, al igual que ocurre con Scrum. Por lo tanto se puede hacer que los distintos stakeholders que le hacen pedidos al equipo definan entre ellos el backlog de prioridades, sin que eso afecte al grupo. A esto se le puede dar transparencia a fin de que la empresa establezca sus propias reglas para definir donde está el valor del negocio en el momento actual, y que eso nuevamente  sea transparente para todas las áreas que impactan y que tienen intereses sobre el equipo.

 

En definitiva, implementar Kanban es hacer agilidad bajo una serie de reglas simples. A través de Kanban se pueden disminuir hasta en 90% los tiempos de entrega, se consigue mayor eficacia en la toma de decisiones de gestión difíciles y se aumenta la satisfacción del cliente. Además se genera un mejor clima de trabajo entre los equipos y empleados.

 

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Mariano Herrera
Mariano Herrera, Director de Proyectos en COMBINATORIA
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Martín Poncio

Especialista en  Transformación Organizacional. Actualmente se desempeña como Agile Coach, acompañando a las organizaciones a adoptar prácticas de trabajo Ágil, que permitan adaptarse a un mercado dinámico y cambiante. Licenciado en Psicología de la Universidad Católica Argentina, realizo un MBA en la Universidad Torcuato Di Tella, y esta certificado internacionalmente por la Scrum Alliance como Scrum Master y Agile Team Facilitator.

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