Planificación estratégica en Pymes

Palabras Claves

Planificación estratégica, pensamiento estratégico, Pymes, Profesionalización.

Abstract

Mucho se ha teorizado sobre la planificación estratégica y su importancia en las empresas. Sin embargo, poco se ha dicho sobre la planificación en Pymes. Ante las concepciones tradicionales de este concepto, y las ideas de misión, visión y valores que suele traer de la mano, definiremos a la planificación estratégica como una herramienta de gestión que nos permite pensar dónde queremos estar en los próximos tres años y qué acciones debemos tomar para conseguirlo.

Desde el punto de vista de la práctica y el accionar cotidiano, las Pymes necesitan planificar y pensar estratégicamente. Para ello, en este artículo, proponemos una serie de pasos a seguir que combinan pensamiento y acción.

Planificar estratégicamente es pensar a largo plazo dónde queremos estar con nuestra empresa. Y este pensar a largo plazo es el primer paso hacia la profesionalización de nuestra Pyme. En definitiva todo plan estratégico es un mix entre la proyección y las posibilidades que surgen en la implementación

Pensamiento Estratégico

¿Qué es pensar estratégicamente? El pensamiento estratégico surge cuando necesitamos trascender la cotidianeidad y las urgencias para transformar la realidad en relación a un fin; para conseguir cambios que garanticen resultados a largo plazo. En una Pyme, implica cambiar los circuitos que refuerzan la idea que “lo urgente le gana a lo importante”.

Cuando en Execut hablamos de Planificación Estratégica pensamos en ponernos en acción ante puntos críticos, ante la necesidad de modificar la forma en la que hacemos las cosas. Estas situaciones, nos llevan a pensar en el cambio y ese cambio requiere planificación. Cuando el pensamiento estratégico se instala, como necesidad primero y como hábito luego, vamos a poder elaborar un plan, una herramienta de acción.

Es así como el pensamiento estratégico nos lleva a la planificación.

Cuando la misión y la visión no sirven para nada

Cuando la literatura específica sobre la temática se refiere a la planificación estratégica, empiezan a aparecer una larga lista de conceptos como: visión, misión, valores empresariales, estrategias y tácticas.

Michael Porter, referente de la temática y titular de cátedra en la Escuela de Negocios de Harvard, afirma que en la actualidad si no se cuenta con un plan perfectamente elaborado no se puede sobrevivir al mundo de los negocios. Nada debe quedar librado al azar: ni la visión, ni las estrategias, ni el tipo de jerarquías dentro de la empresa.

Más cerca de Argentina, Eugenia Muchnik, con una larga trayectoria como profesora en la Universidad Católica de Chile, afirma que el concepto de planificación estratégica implica a la capacidad de observación y anticipación a los desafíos y oportunidades. Para ello, hay que identificar la misión, el tipo de administración y los recursos necesarios (entre otros factores) para llegar al futuro deseado.

Tal vez escucharon hablar del concepto, de estas ideas que se le asocian y de los autores citados en más de una ocasión, y pensaron que era un asunto de las grandes empresas. Pero también las Pymes se enfrentan a situaciones que demandan planificación a largo plazo, así que la planificación se vuelve necesidad cuando el objetivo es crecer.

Por eso, en Execut nos salimos de estas concepciones más teórica para pensar cómo planificar estratégicamente en las Pymes.

Empecemos por lo primero: ¿Qué es la planificación estratégica para una Pyme?

Definiendo.

La CEPAL (Comisión Económica para América Latina y el Caribe) define a la planificación estratégica como una herramienta de gestión. Para este organismo internacional, en base a ella se apoya la toma de decisiones y se traza el camino que las instituciones deben recorrer en el futuro, adecuándose a los cambios y a las demandas que impone el entorno. De esta manera, se alcanzaría la mayor eficiencia, eficacia, calidad en los bienes y servicios que se ofrecen.

Resaltando la idea de herramienta de gestión, en Execut definimos planificación estratégica de una forma más concreta:

 

La planificación estratégica es una herramienta de gestión que permite pensar dónde queremos estar en los próximos tres años y qué acciones debemos realizar para conseguirlo.

Planificación, la primera parte de Planificación Estratégica

Cuando asesoramos a nuestros clientes en sus planificaciones, lo hacemos pensando a la planificación como una serie de pasos a seguir. Si bien no hay recetas mágicas, sí podemos pensar en momentos importantes:

  1. Analizar la situación Actual.
  2. Definir la meta.
  3. Entender el GAP
  4. Trazar acciones para alcanzar el objetivo
  5. Estimar los recursos y costos
  6. Analizar la viabilidad
  7. Ajustar
  8. y ejecutar.

1- Parar la pelota y pensar: Analizar la situación actual.

Cuando hablamos de planificación estratégica, estamos hablando de objetivos a largo plazo. Reforcemos: En una Pyme el largo plazo son, al menos, tres años. Es algo más complejo de proyectar, pero se puede hacer y funciona. Para eso hay que pensar en dónde estamos parados y mirar alrededor desde el punto actual de referencia.

2 -Tener un Faro: Definir la Meta.

Es verdad que muchas situaciones pueden finalmente mover nuestra meta, pero sin ella no sabemos a dónde vamos: es nuestro faro. Por eso, tenemos que definir los objetivos a largo plazo. Al principio nos va costar pensarnos a futuro, pero como en todo ejercicio, es solo cuestión de práctica.

3- Entender la brecha: Análisis del GAP.

Ya sabemos en qué lugar estamos parados y qué tan lejos queremos llegar. En el medio nos queda el camino a recorrer. Paso a paso, trazaremos la ruta para llegar al objetivo final. El análisis GAP es justamente entender que entre el punto de partida y el de llegada hay un trecho, una distancia, y en ella se presentarán problemas que nos frenarán y aparecerán situaciones que nos impulsarán.

4- La mejor manera de predecir el futuro es crearlo: Trazar acciones para alcanzar el objetivo

Sabemos que los imprevistos existen pero también sabemos que todas las empresas generan y cuentan con mucha información certera sobre su negocio. En base a ella, podremos fijar objetivos en relación a nuestras expectativas y potencial. La información nos permitirá validar decisiones y una vez que la pongamos en acción hasta podremos mejorar los métodos de recolección y análisis de la misma, para ponerla al servicio de nuestras planificaciones.

5- ¿Qué y Cuánto?: Estimar los recursos y el costo

Soñar no cuesta, pero como no estamos hablando de sueños sino de metas reales y tangibles, el próximo paso será pensar cómo podemos financiar y afrontar los gastos del nuevo desafío. Sabemos con qué recursos humanos y económicos contamos, entonces hay que asignarlo a las diferentes acciones. No es una tarea menor decidir la manera en la que se invertirá el capital; por eso hay que hacerlo.

6- Ser realista: Analizar la Viabilidad

Ser realista no es solo reconocer que hay proyectos que aún no podemos afrontar en base a nuestros recursos y situación interna y contextual, es también entender que para que una meta sea posible, previamente la empresa tiene que afrontar cambios en su organización, estructura y forma de hacer las cosas.

Para saber si un proyecto es o no viable tenemos que: identificar las limitaciones y restricciones que hoy no nos permiten llevarlo adelante, analizar el modo de funcionamiento actual de la empresa y cómo nuestra meta es una oportunidad de crecimiento. Nunca está de más evaluar alternativas para elegir la mejor para nosotros.

7- Hacerlo posible: Ajustes

Llegados a este momento, ya sabremos que hay procesos y maneras de hacer que se deberán cambiar para afrontar lo nuevo. Puede que estos primeros pasos hacia la acción sean los que más nos cuesten. Es normal pensar que si las cosas funcionaron bien hasta ahora, no es necesario hacerlas de otra manera. Incluso cuando las cosas no funcionan, los cambios cuestan.

Como solemos decir en execut, lo que funcionó bien en el pasado no tiene porqué funcionar bien en el futuro. Los ajustes siempre son necesarios, inclusive en nuestro plan y objetivo.

8- Luz, Cámara, Acción: Ejecutar.

Volvamos al inicio: la planificación es un herramienta de gestión. La herramienta que no se usa, se desactualiza y, básicamente, no tiene sentido.

¿Nos encontraremos con obstáculos? Seguramente. También habrá sorpresas positivas. La única manera de caminar hacia la meta es transitando ese camino. Hasta aquí, ya lo trazamos, nos preparamos para los imprevistos, asignamos presupuesto y recursos y realizamos cambios en nuestras formas de actuar.

Planificar estratégicamente: el primer paso hacia la profesionalización.

Concretamente, pensar estratégicamente es pensar en el largo plazo y eso algo que cuesta en las pequeñas y medianas empresas porque el día a día termina siendo casi siempre el protagonista. También sabemos que habitualmente el pensamiento a largo plazo en una Pyme es, como mucho, un año.

En Execut hablamos de tres años cuando nos referimos a una planificación estratégica porque hay estados o etapas por los que se debe pasar: la Preparación, la Implementación y los Ajustes.

Definidos los objetivos, la empresa se preparará para encarar los nuevos desafíos. Esa etapa de preparación que puede incluir capacitación, implementación de nuevas herramientas e incluso incorporaciones, puede llevar un año y también más.

Una vez preparados para la acción, llevaremos adelante la implementación del plan, nos encontraremos con obstáculos y con factores positivos que tal vez no habíamos considerado. Revisaremos la preparación e incluso notemos que hay cosas en la primer etapa que faltaban ajustar.

Finalmente, podremos evaluar los resultados del segundo año de trabajo y realizar los ajustes necesarios para llegar al objetivo. Trabajaremos más seguros porque ya conocemos los medios elegidos y porque hace dos años que estamos caminando hacia el objetivo fijado. Veremos la meta más cerca y podremos mejorar los procesos para alcanzarla.

Luego de estos tres años, estaremos en condiciones de realizar una evaluación global y de volver a pensar en objetivos a largo plazo y en una nueva planificación estratégica.

El siguiente paso: planificar por área y generar indicadores.

Y como siempre podemos ir por más. El pensamiento estratégico puede aplicarse en cada área de la empresa. El departamento de recursos humanos, el área comercial e inclusive el sector administrativo pueden planificar estratégicamente.

De esta manera, el área de Recursos humanos puede proponerse como meta bajar un 15% el índice de rotación en la empresa, mientras que el departamento comercial puede plantearse un aumento de 25 % en las ventas de la empresa de forma progresiva, marcando puntos temporales con objetivos a mediano alcance. El área administrativa puede tener como meta modernizar a la empresa mejorando la infraestructura, los equipos y renovando los recursos tecnológicos y materiales de la empresa.

Pensar y planificar de forma estratégica es el primer gran paso para la profesionalización de nuestra Pyme. A medida que lo pongamos en práctica y comencemos a incorporar información más precisa que nos ayuden en la toma de decisiones, cada área de la empresa empezará a ser más eficiente. La proyección a largo plazo y el uso de información certera nos llevarán por el camino de la profesionalización.

El pensamiento a largo plazo viene de la mano de la planificación estratégica, que también se nutre de información. Todas las empresas pueden utilizar indicadores que permitan obtener datos precisos y comenzar a tomar decisiones a partir de esta información y no desde las creencias personales. Además, los indicadores nos muestran de forma clara las consecuencias de las decisiones tomadas.

¿Cómo podemos construir esos indicadores? Todas las tareas y sus resultados pueden ser medidos. Por ejemplo, podemos saber cuántas horas trabajan “x” cantidad de personas en un cliente y cuántas tareas se resuelven en ese tiempo. Entonces, podemos crear o usar métodos que nos permitan saber las horas dedicadas a determinadas tareas de forma tal que nos permita hacer mediciones semanales, quincenales o mensuales, de acuerdo a nuestra actividad y necesidades.

Planificar para crecer.

La planificación estratégica es una herramientas de gestión para el crecimiento y para la profesionalización y no sólo un concepto teórico.

Y como práctica, hay pasos a seguir en una planificación:

  1. Analizar la situación Actual.
  2. Definir la meta.
  3. Entender el GAP
  4. Trazar acciones para alcanzar el objetivo
  5. Estimar los recursos y costos
  6. Analizar la viabilidad
  7. Ajustar
  8. y ejecutar.

Una de las ideas que desde Execut reforzamos es que la planificación estratégica implica el pensamiento a largo plazo. En una Pyme, ese pensamiento no suele ir más allá del año. Pero para planificar seriamente necesitamos, al menos, tres años para poder prepararnos, implementar y realizar los ajustes necesarios antes de llegar a la meta.

Todas las áreas de la empresa pueden planificar y no ser solamente algo general. Mientras más concreta sea nuestra planificación, más sencillo será llegar a la meta. Muchas veces, las diferentes áreas de una misma empresa deberán centrarse en sus tareas para ser más eficientes y contribuir al crecimiento en general.

Entonces, que la planificación estratégica se una verdadera herramienta depende de la forma en la que utilicemos. Mientras más información certera tengamos, indicadores usemos y realistas seamos, más cerca estaremos de los objetivos, trabajando siempre paso a paso.



Deja un comentario